Forfatter: Birgitte Brynhildsen
Publisert: 10.03.25

En medarbeiderundersøkelse er en systematisk kartlegging av de ansattes meninger om jobben, arbeidsmiljøet og organisasjonen. Den kalles også ofte arbeidsmiljøundersøkelse, ansattundersøkelse, tilfredshetsmåling eller organisasjonsundersøkelse, men alle disse begrepene handler i bunn og grunn om det samme. Hovedpoenget er å gi de ansatte en mulighet til å dele sine erfaringer og synspunkter på viktige områder i arbeidshverdagen. Resultatene gir ledelsen innsikt i hvordan arbeidsmiljøet oppleves, hva som fungerer bra, og hvor det er potensial for forbedring.

Ved å bruke medarbeiderundersøkelser kan virksomheter oppnå flere fordeler, som økt trivsel, bedre kommunikasjon og større engasjement blant ansatte. De gir et solid grunnlag for å identifisere utfordringer og iverksette målrettede tiltak som kan bidra til å redusere sykefravær, senke turnover, styrke medarbeidertilfredshet og forbedre arbeidskulturen. Dette kan videre resultere i høyere effektivitet, økt produktivitet og en mer robust organisasjon som tiltrekker og beholder talentfulle medarbeidere.

En medarbeiderundersøkelse dekker typisk temaer som arbeidsglede, trivsel, motivasjon, engasjement, kommunikasjon, ledelse, arbeidsbelastning og andre forhold som påvirker de ansattes hverdag. Undersøkelsen gjennomføres som oftest anonymt, slik at ansatte kan svare ærlig uten frykt for negative konsekvenser. Svarene samles gjerne inn via et spørreskjema (digitalt eller på papir), men noen ganger kan også intervjuer eller gruppeworkshops benyttes. Uansett metode er målet det samme: å ta pulsen på organisasjonen ved å lytte til de ansattes tilbakemeldinger.​

Hvorfor gjennomføre en medarbeiderundersøkelse?

Det er flere gode grunner til at mange virksomheter gjennomfører medarbeiderundersøkelser jevnlig. Først og fremst handler det om å forbedre arbeidsmiljøet og trivselen blant de ansatte. Ved å spørre hvordan de ansatte har det på jobb, kan ledelsen identifisere styrker og svakheter i organisasjonen. Dette gjør det mulig å iverksette tiltak der det trengs – for eksempel forbedre intern kommunikasjon, tilby mer opplæring, justere arbeidsbelastning eller utvikle lederskapet.

Noen viktige formål med en medarbeiderundersøkelse er å:

• Måle engasjement og trivsel: Fange opp hvor motiverte og tilfredse de ansatte er i jobben​. Høy trivsel henger ofte sammen med bedre ytelse og lavere turnover.
• Avdekke forbedringsområder: Finne ut hvilke aspekter ved arbeidsmiljøet som kan utvikles videre, enten det gjelder arbeidets innhold, samarbeid i team eller forholdet mellom ansatte og ledere.
• Fremme åpen kommunikasjon: Signalisere at ledelsen verdsetter de ansattes meninger. Undersøkelsen gir alle en stemme, også de som ellers er tilbakeholdne med å si fra.
• Oppfylle HMS-krav og forebygge problemer: Arbeidsmiljøloven krever jevnlig kartlegging og dokumentasjon av arbeidsmiljø og risikofaktorer​. En anonym spørreundersøkelse er et effektivt verktøy for å avdekke psykososiale risikoforhold (som stress eller konflikter) tidlig, slik at man kan forebygge sykefravær og utbrenthet.
• Øke engasjement og redusere fravær: Forskning viser at når virksomheter tar de ansattes arbeidsmiljø på alvor, kan det øke både motivasjon og tilfredshet, samtidig som sykefraværet går ned​. Over tid kan også høyere trivsel og engasjement bidra til bedre resultater og økt produktivitet for virksomheten.

Det er viktig å understreke at en medarbeiderundersøkelse ikke er ment å henge ut enkeltpersoner eller “finne feil”, men å bidra til positiv utvikling​. Ved å gjennomføre en slik undersøkelse signaliserer ledelsen at den er villig til å lytte og lære. Nøkkelen er at resultatene brukes aktivt – det vil si at ledelsen følger opp med konkrete tiltak og involverer de ansatte i forbedringsarbeidet. En godt gjennomført medarbeiderundersøkelse kan dermed styrke tilliten mellom ansatte og ledelse og skape en kultur for kontinuerlig forbedring.

Hvordan gjennomføres en standard medarbeiderundersøkelse?

Planlegging og forberedelse: Før man setter i gang, bør formålet med undersøkelsen defineres tydelig. Ledelsen (gjerne i samarbeid med HR og tillitsvalgte) bestemmer hva man ønsker å få ut av undersøkelsen – for eksempel å måle generell tilfredshet, kartlegge arbeidsmiljøet for HMS-formål, eller evaluere effekten av en organisasjonsendring. Det er også viktig å planlegge praktiske detaljer som tidspunkt (mange velger å gjøre slike undersøkelser årlig), hvilke spørsmål som skal stilles, og hvordan resultatene skal brukes. Spørsmålene kan utformes internt eller man kan benytte et ferdig spørreskjema fra en ekstern leverandør. Uansett bør spørsmålene være klare og relevante, og ikke for mange – så man unngår at ansatte går lei underveis.

Gjennomføring av undersøkelsen: De fleste medarbeiderundersøkelser i dag gjennomføres digitalt via anonyme spørreskjema. Ansatte får tilsendt en lenke eller invitasjon og svarer på spørsmålene i løpet av en gitt periode (ofte 1–2 uker). Anonymitet er kritisk for å få ærlige svar – dersom ansatte ikke føler seg trygge på at svarene behandles konfidensielt, vil det påvirke både svarprosenten og hvor ærlige tilbakemeldingene blir​. Moderne undersøkelsesverktøy sørger vanligvis for at svarene ikke kan spores tilbake til enkeltpersoner​. Det er lurt å kommunisere tydelig til de ansatte hvorfor undersøkelsen gjøres, hvordan anonymitet ivaretas, og hva som skal skje med resultatene. Slik oppnår man høy deltakelse og legitimitet.

Det finnes flere måter å samle inn feedback på, men digitale spørreskjemaer er mest utbredt fordi de er effektive og kan besvares når det passer den enkelte. I noen tilfeller kan også medarbeidersamtaler eller gruppeintervjuer brukes i stedet eller som supplement​ – dette kan gi dypere innsikt, men er langt mer ressurskrevende. Uansett metode gjelder at man må sette av nok tid til å forberede undersøkelsen godt og følge opp i etterkant​.

Analyse og oppfølging: Når svarene er samlet inn, analyseres dataene gjerne av HR eller en rådgiver. Man ser etter mønstre: Hvordan er total tilfredshet? Er det noen temaer med spesielt høy eller lav skår? Hvordan varierer resultatene mellom avdelinger eller år? Ofte lages rapporter eller presentasjoner som oppsummerer hovedfunn. Disse deles med ledelsen og gjerne med de ansatte, slik at alle får innsikt i hva undersøkelsen avdekket.

Det aller viktigste steget er oppfølgingen. Basert på funnene bør ledelsen i dialog med ansatte utarbeide en handlingsplan: konkrete tiltak for å forbedre problemområder og forsterke det som allerede er bra. For eksempel, hvis undersøkelsen viser lav score på informasjon fra ledelsen, kan tiltak være oftere allmøter eller bedre interne nyhetsbrev. Dersom arbeidsbelastning pekes ut som et problem, kan man se på ressursfordeling eller tydeligere prioriteringer. Poenget er at undersøkelsen skal føre til handling – det er da den skaper verdi. Ved neste medarbeiderundersøkelse kan man så se om tiltakene har hatt effekt, som en del av en kontinuerlig forbedringssyklus​.

Hva er QPS Nordic, og hva gjør den spesiell?

QPS Nordic (forkortelse for General Nordic Questionnaire for Psychological and Social Factors at Work) er et standardisert spørreskjema utviklet for å kartlegge psykososiale og organisatoriske arbeidsforhold i dybden. Verktøyet ble utviklet som et felles nordisk initiativ av forskere fra fire nordiske land, hovedsakelig tilknyttet landenes arbeidsmiljøinstitutter​. I Norge var Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) sentralt i utviklingen. QPS Nordic anses i dag som en nordisk standard for denne typen kartlegging og anbefales av STAMI for måling av psykososialt arbeidsmiljø​.

Det som gjør QPS Nordic spesielt, er at det er svært omfattende og forskningsbasert. Spørreskjemaet består av omkring 123 spørsmål som dekker de fleste kjente psykologiske, sosiale og organisatoriske faktorene i arbeidsmiljøet​. Blant temaene som inkluderes er for eksempel krav i jobben, rolleklarhet, innflytelse og autonomi, støtte fra kolleger og ledere, utviklingsmuligheter, ledelsesstil, samarbeid, konflikter, og mye mer. Hele spekteret av arbeidsmiljøfaktorer som påvirker ansattes helse, motivasjon og trivsel, forsøkes fanget opp i QPS Nordic​.

Denne bredden gjør at QPS Nordic gir et helhetlig bilde av arbeidsmiljøet. Resultatene kan brukes på flere måter:

• Grunnlag for tiltak og utvikling: Siden QPS Nordic kartlegger så mange sider ved arbeidsmiljøet, kan resultatene gi et solid grunnlag for å planlegge organisasjonsutviklingstiltak og målrette innsatsen der behovet er størst.
• Dokumentasjon over tid: Virksomheter kan gjenta QPS Nordic med jevne mellomrom for å dokumentere endringer i arbeidsforholdene​. Fordi metoden er standardisert, er det mulig å sammenligne resultatene over tid og se om utviklingen går i positiv retning etter iverksatte tiltak.
• Forskning og benchmark: QPS Nordic ble opprinnelig utviklet også for forskningsformål, blant annet for å studere sammenhengen mellom arbeidsmiljø og helse​. Data fra QPS Nordic-undersøkelser kan brukes til å benchmarke mot andre (for eksempel har flere norske virksomheter og forskere brukt den, slik at det finnes et referansemateriale). Dessuten sikrer den vitenskapelige forankringen at målingene har høy reliabilitet og validitet – altså at de faktisk måler det de skal, på en konsistent måte. QPS Nordic er grundig testet i Norden og måler de sentrale faktorene som har betydning for ansattes helse, motivasjon og velvære​.

Standard medarbeiderundersøkelse vs. QPS Nordic – når bør man bruke hva?

Både en skreddersydd medarbeiderundersøkelse og QPS Nordic er omfattende undersøkelser som gir dyp innsikt i arbeidsmiljøet. Valget mellom dem avhenger av behovet for fleksibilitet og spesifikk tilpasning kontra standardisering og benchmarking.

En medarbeiderundersøkelse utvikles spesielt for virksomheten og skreddersys for å måle de mest relevante temaene for akkurat den organisasjonen. Dette gir mulighet for å dykke ned i spesifikke problemstillinger, og man kan velge spørsmål som er relevante for bedriftens unike arbeidskultur, struktur og målsetninger. Denne typen undersøkelse brukes ofte når organisasjonen trenger en grundig analyse av arbeidsmiljøet med et spesialtilpasset fokus.

QPS Nordic er et godt alternativ når man ønsker å måle arbeidsmiljøet basert på en forskningsbasert metodikk og benchmarke mot bransjestandarder eller andre virksomheter. Det er et nyttig verktøy for organisasjoner som vil sikre at de bruker en anerkjent metode for kartlegging av psykososiale og organisatoriske faktorer på arbeidsplassen.

I tillegg til disse to omfattende undersøkelsene kan pulsundersøkelser benyttes for jevnlig innsikt mellom de større kartleggingene. Pulsundersøkelser er kortere og hyppigere, og gir rask feedback på spesifikke temaer. De brukes ofte månedlig eller kvartalsvis for å fange opp endringer i trivsel og engasjement, slik at bedriften kan tilpasse tiltak løpende.

Ofte kombinerer organisasjoner de ulike metodene. En grundig medarbeiderundersøkelse eller QPS Nordic gjennomføres årlig eller annethvert år, mens pulsundersøkelser brukes hyppigere for å måle effekten av tiltak og sikre kontinuerlig forbedring.

Uansett hvilken metode som velges, er det avgjørende at resultatene følges opp med konkrete tiltak. En medarbeiderundersøkelse eller QPS Nordic skaper først verdi når innsikten brukes aktivt for å forbedre arbeidsmiljøet. Når de ansatte ser at deres tilbakemeldinger fører til positive endringer, bygger man tillit og grunnlag for en sterkere, mer engasjert organisasjon.